Adecuar una sala de reuniones requiere una cuidadosa preparación para que ésta sea eficiente. Además del objeto de la reunión o las ideas a presentar es importante el conjunto de detalles materiales necesarios para su presentación y, por supuesto, el lugar idóneo donde desarrollarla así como la forma de organizar la sala.
En primer lugar debemos determinar el número de asistentes y el fin de la reunión, lo que se quiere obtener del grupo y las ayudas audiovisuales con las que vamos a contar. En función de estas variables podremos hacernos una idea de qué tipo de distribución o montaje será el más adecuado para el óptimo desarrollo del evento en la sala de reuniones.
Sugerencias de montaje:
- Montaje Auditorio, Teatro o Coliseo: Muy utilizado en las ocasiones en las que el público es prácticamente un espectador como en conferencias, jornadas y presentaciones. Se recomienda para espacios reducidos donde se quiere albergar un mayor número de asistentes. Se puede utilizar siempre y cuando los asistentes no tengan que tomar apuntes y preferiblemente cuando el evento o presentación dure poco tiempo.
- Montaje Escuela: Suele utilizarse en pruebas de selección, cursos de formación y jornadas. Es muy práctico para presentaciones largas o donde haya que tomar apuntes. Es desaconsejado en el caso de que sea preciso la interacción entre los asistentes.
- Montaje Imperial o Ejecutivo: Se utiliza este esquema para la sala de reuniones de trabajo donde el objetivo es tener interacción con todos los asistentes y se recomienda para grupos reducidos de personas (no más de 20 personas). Utilizado en reuniones de negocios, juntas de accionistas y reuniones internas.
- Montaje en U: Es recomendada para las ocasiones en las que se precisa de un área jerarquizada en la misma mesa; también para cuando es necesario un punto focal (bien sea el uso de proyector o ponente) ya que este tipo es ideal para ver presentaciones audiovisuales. Es desaconsejable este tipo de mesa para grupos de más de 25 personas.
Ahora esperamos que nos cuentes qué montaje es tu favorito para tus presentaciones o sala de reuniones. Si necesitas apoyo o consejo para tu próximo evento, contáctanos aquí.
